sabato 7 aprile 2012

Come stampare buste in WORD utilizzando un elenco di indirizzi da EXCEL, STAMPA D'UNIONE o MAIL MERGE

In WORD  è possibile creare e stampare buste che utilizzano automaticamente indirizzi scritti su una tabella EXCEL.

Per ottenere in WORD una serie di indirizzi da una tabella EXCEL per stamparli sulle buste automaticamente occorre procedre come segue , utilizzando il comando STAMPA D'UNIONE o MAIL MERGE :

1) Come prima cosa dobbiamo creare in EXCEL una tabella con il dettaglio di tutti gli indirizzi, questa tabella non deve avere righe, colonne vuote , e la prima riga deve rappresentare il titolo/etichetta della colonna, nel nostro caso NOME, COGNOME, VIA ecc..


2) Quindi abbiamo creato e salvato la nostra tabella EXCEL con tutti gli indirizzi che ci interessano.
Adesso andiamo in WORD nella scheda "Lettere"  e scegliamo "Inizia stampa unione" o "Mail merge" , selezionando poi "Buste"


3) Il sistema ci chiede se vogliamo cambiare il formato della busta , e poi diamo conferma con OK .


4) Adesso cliccare su "Seleziona destinatari" e "Usa elenco esistente" .


5) In questo modo andiamo a cercare il file EXCEL precedentemente salvato, e quindi lo selezioniamo come fonte da utilizzare per ottenere i dati che ci interessano, in questo caso gli indirizzi .


6) Adesso clicchiamo sul comando "Inserisci campo d'unione"


7) E quindi selezioniamo uno alla volta i campi che ci interessano, e cioè COGNOME, NOME , VIA, CITTA ecc


8) In questo modo abbiamo determinato quali sono i campi che vogliamo vedere nella nostra busta.


9) Per vedere come si vede la nostra selezione cliccare su "Anteprima risultati"


10) Se il sistema non ci fà vedre l'anteprima, allora cliccate su "Anteprima risultati" con il tatsto destro e aggiungetelo come comando alla barra di accesso rapido.


11) In questo modo abbiamo sempre disponibile questo comando "Anteprima risultati".
Cliccare quindi su anteprima di stampa.


12) Se si vede il dettaglio dei nomi bene, altrimenti cliccate sul comando "Anteprima risultati" che abbiamo appena aggiunto alla barra di comando personalizzata.


13) A questo punto abbiamo visto come si presenta il nostro lavoro, se l'aspetto non ci piace perchè ad esempio il cognome è attaccato al nome e non si capisce bene, allora basta tornare indietro e porre degli spazi fra i campi da noi inseriti, poi guardare di nuovo e correggere fino a quando l'indirizzo non esce come vogliamo noi .

Se abbiamo un elenco lungo e vogliamo trovare subito l'indirizzo di una persona possimao utilizzare il comando "Trova destinatario" e con il nome o cognome scritto correttamente avremo subito l'indirizzo della persona che ci interessa.


14) Cercando Angela, abbiamo trovato l'indirizzo dove c'è il nome Angela .



Questo è un ottimo sistema che ci consente di scrivere rapidamente l'indirizzo su una busta semplicemente cercandolo da un elenco di EXCEL che automaticamente è legato al nostro file WORD.

Per la stampa di solito basta collocare le buste nel cassetto laterale della stampante e procedere poi come si fà normalmnete quando si stampa .

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