sabato 28 aprile 2012

Come fare un cambio valuta con EXCEL

In EXCEL è possibile creare un cambio valuta facilmente aggiornabile.

Se abbiamo il problema di conoscere a quanti dollari, o Yen o Franchi svizzeri ,  corrisponde una certa cifra espressa in euro , abbiamo bisogno di un cambio valute automatico .

Per fare un cambio valute automatico con EXCEL procedere come segue :

1) Ci sono dei siti ufficiali dove vengono pubblicati i cambi ufficiali delle monete, ad esempio il sito della Banca D'Italia dove vengono pubblicati periodicamente i cambi dell'Euro ( QUI - Cambi Banca D'Italia ) .


2) Cliccando su un giorno di nostro interesse  otteniamo il cambio giornaliero, basta quindi selezionarlo con il mouse , scegliere copia e copiarlo direttamente in EXCEL .


3) Tutti i cambi del sito della Banca D'Italia si copiano perfettamente senza problemi in un foglio EXCEL .


4) Adesso predisponiamo alla sinistra dei tassi di cambio appena scaricati la nostra tabella di conversione automatica.
Nella cella verde scriviamo già la cifra in euro che vogliamo convertire , ade esempio 1.000 € .
Nella casella gialla invece faciamo una convalida dati scegliendo quindi il foglio "Dati" , "Convalida dati", "Elenco" .
In questo modo abbiamo scelto come elenco tutte le monete per le quali abbiamo scaricato il tasso di cambio della Banca D'Italia.


5) Quindi adesso nella casella gialla abbiamo l'elenco delle monete disponibili da cui scegliere quella con la quale vogliamo simulare il cambio valuta .


6) Nella casella di fianco a quella gialla , scriviamo una formula CERCAVERTICALE , che cercherà il cambio corrispondente alla moneta che indicheremo nella casella gialla, quindi bisognerà inserire le coordinate della tabella cambi scaricata dal sito della Banca D'Italia .


7) Nella casella C12 facciamo una semplice formula che moltiplica la nostra cifra inziale in euro per il tasso di cambio, in questo caso del Dollaro USA , dando come risultato 1.322,90 $ USA .


8) Chiaramente se scegliamo un'altra moneta come ad esempio lo Yen , la nostra tabella cambio valuta ci restituisce immediatamente il risultato della nuova moneta con il suo tasso di cambio . 


Questa tabella può essere aggiornata successivamente scaricando sempre dal sito della Banca D'Italia i nuovi cambi, l'importante è copiarli esattamente allo stesso modo come avevamo fatto la prima volta .

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giovedì 26 aprile 2012

Come si calcolano gli interessi semplici con EXCEL

Con EXCEL si possono calcolare gli interessi semplici attraverso delle formule o funzioni , ma possiamo utilizzare anche uno schema più esplicito e semplice .

Per fare il calcolo dell'interesse semplice con EXCEL possiamo procedere come segue :

1) Nella casella verde scriviamo il capitale da investire ( 1.000 € ), nella casella azzurra C19 abbiamo scritto la percentuale d'interesse 3% , nella casella D19 facciamo fare il calcolo dell'interesse semplice lordo, cioè 1.000 x 3% .

2) Il risultato è 30 € , ma dobbiamo togliere le tasse , del 12,50 % , quindi nella colonna D21 moltiplichiamo l'interesse lordo ( 30 € ) , per le tasse del 12,5% ( D19xC21 )


3) Adesso calcoliamo l'interesse netto, cioè togliamo le tasse calcolate ai 30€ d'interesse lordo ( 30-3,75) , e lo facciamo con un'altra piccola formula di sottrazione ( D19-D21 ) .


4) Alla fine aggiungiamo l'interesse netto al nostro capitale iniziale ed abbiamo la cifra netta disponibile alla scadenza dell'investimento .


5) La cifra totale finale è 1.026,25 € .


In questo modo abbiamo creato un piccolo schema già impostato, al quale basta cambiare la percentuale dell'interesse, oppure la percentuale delle tasse dovute oppure il capitale iniziale per ottenere all'istante una simulazione del risultato del calcolo del tasso d'interesse semplice.
Può essere un modo veloce per valutare un investimento finanziario di un anno con un tasso d'interesse semplice come ad esempio i Buoni fruttiferi postali che sono tassati appunto all 12,50 % .

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Come scrivere numeri romani con EXCEL - Come convertire numeri arabi in numeri romani

Con EXCEL è possibile convertire i numeri arabi, o meglio i numeri che normalmente utilizziamo tutti i giorni in numeri Romani.

Per convertire i numeri classici in numeri Romani bisogna utilizzare la funzione ROMANO(), è molto semplice :

1) Abbiamo un numero classico già scritto, ad es. 1978 , vogliamo trasformarlo in un numero Romano nella casella E5 , quindi scegliamo la funzione ROMANO, e indichiamo come prima cosa la casella da cui fare la trasformazione , oppure scriviamo direttamente qui il numero da convertire.


2) La funzione ci restituisce subito il numero Romano corrispondente a 1978, e cioè MCMLXXVIII .


3) Chiaramente se scriviamo un'altro numero tipo 1982 , abbiamo subito il numero Romano corrispondente MCMLXXXII .


Nella funzione ROMANO() bisogna incicare anche la "Forma" se scriviamo 0 otteniamo la forma classica, se scriviamo 1 o 2 o 3 abbiamo una forma più semplificata dei numeri Romani .
Ma credo che indicare zero ed avere la forma classica sia quella più utilizzata .

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mercoledì 25 aprile 2012

Come gestire ore lavorate con EXCEL - come si calcolano le ore lavorate con EXCEL

In EXCEL si possono gestire e calcolare le ore lavorate, in EXCEL si possono convertire le ore lavorate in numeri .

Esistono vari metodi per convertire o gestire le ore lavorate o le presenze al lavoro in EXCEL .
In EXCEL si possono scrivere le ore direttamente nelle caselle formattandole con il formato ore h.mm .

Ma possiamo gestire le ore lavorate anche senza formattare le celle come ore, ma lasciandole cosi come sono , però utilizzando "Convalida dati" da un "Elenco", ecco come :

1) Ecco una classica tabella di presenza al lavoro con l'orario di Entrata e di Uscita e il conseguente calcolo delle ore lavorate, dove le ore e i minuti sono scritti normalmente come numeri, ma in caselle separate.
Quelle azzurre sono le caselle delle ore, quelle verdi sono le caselle dei minuti.

2) Per essere sicuri di scrivere sempre le ore e i minuti in modo corretto , utilizziamo dalla scheda "Dati" il comando "Convalida dati" da "Elenco" . E facciamo come riferimento un elenco ( colonna "M" ) , dove abbiamo scritto i numeri da 1 a 24 ( cioe le ore che è possibile scrivere ). 



3) La stessa cosa facciamo con i minuti "Dati" - "Convalida dati" - "Elenco" e scegliamo l'elenco che abbiamo preddisposto da 1 a 59 ( cioè tutti i minuti possibili che possiamo scrivere ), colonna "N" .


4) Adesso sia nelle celle dove sono i minuti e le ore , se ci clicchiamo dentro appare un comando a freccia, che stà a significare che esiste una convalida dati per quella cella, e che possiamo scegliere dall'elenco che appare a scascata un numero , oppure possiamo anche scriverlo direttamente .


5) Ecco l'elenco a caduta che presenta in questo caso tutti i minuti che possiamo selezionare, o scrivere direttamente .


6) Adesso che abbiamo trovato il modo di come scrivere l'ora di Entrata e di Uscita, dobbiamo fare il calcolo delle ore lavorate.
Quindi possiamo utilizzare la formula =(F6-C6)+((G6-D6)/60)) , cioè sottrarre l'ora di entrata all'ora di uscita e aggiungere i minuti lavorati oltre l'ora di uscita , meno quelli non lavorati dopo l'ora di entrata ( diviso 60 in modo da fare diventare i minuti frazioni di ora ) , ed ottenere quindi  quante ore sono state lavorate .


 

7) Questa formula funziona benissimo se l'orario di entrata e di uscita sono entrambi all'interno delle 24 ore, il problema sorge se il lavoro inizia verso la fine delle 24 ore e termina il giorno succesivo nelle prime ore del giorno, esempio entrata alle 22 e uscita alle 5.30 .
La formula produce in questo caso un risultato sballato ( -16,50 ) e inutilizzabile, quindi dobbiamo fare una modifica e aggiungere un'altro pezzo .


8) In buona sostanza utilizziamo la funzione SE, cioè se l'ora di entrata è maggiore di quella d'uscita, vuol dire che il turno di lavoro è a cavallo tra due giorni, quindi facciamo sottrarre a 24 l'ora di entrata in modo da ottenere quante ore vengono lavorate alla fine del primo giorno, poi aggiungiamo le ore lavorate del secondo giorno , più i minuti ( sempre divisi 60 per ottenere la frazione di ora lavorata ) .
Quindi la formula diventa =SE(C6>F6;24-C6+(F6)+(G6/60)-(D6/60);(F6-C6)+((G6-D6)/60))




9) Adesso il risultato è corretto , e la formula funziona sia con orari a cavallo tra due giorni o con orari giornaliere all'interno delle 24 ore del primo giorno .


Questo metodo di rilevamento presenze o orario di lavoro può essere utilizzato sotto forma di scheda personale, quindi è possibile crearne una ogni mese per ogni dipendente, e ottenere rapidamente il calcolo delle ore lavorate settimanalmente e poi mensilmente .

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martedì 24 aprile 2012

Come ottenere con EXCEL numeri assoluti senza segno negativo

In EXCEL è possibile ottenere o convertire  numeri assoluti senza segno negativo.

Con la funzione ASS() o ABSOLUTE() possiamo avere o convertire in EXCEL dei numeri assoluti senza segno negativo .

Può capitare di avere la necessità che tutti i numeri siano assoluti, cioè senza segni negativi, ma tutti positivi, bisogna utilizzare la funzione ASS() per convertire i nostri numeri.

1) Quindi posizionarsi di fianco alla cella del primo numero e scrivere la nostra funzione ASS() inserendo come riferimento le coordinate della casella del primo numero C5, in questo modo la funzione ci ha restituito il numero assoluto scritto sulla casella C5 che è uguale perchè era già positivo.


2) Se copiamo la formula in basso vedremo che tutti i numeri negativi saranno stati convertiti in positivi, quindi tutti i numeri sia positivi che negativi sono uguali e assoluti .


L'Utilizzo di questa funzione ASS() o ABSOLUTE() è utile in tutti quei casi dove non possiamo utilizzare numeri negativi, ad esempio per fare alcune scritture contabili .

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Come creare una rubrica telefonica con EXCEL



In EXCEL è possibile creare una rubrica telefonica con una semplice tabella.

Per creare una rubrica telefonica con EXCEL procedere come segue :

1) Come prima cosa creiamo una tabella con le voci principali che ci servono Cognome, Nome , Indirizzo, Telefono fisso, Cellulare e indirizzo email .


2) Alla tabella possiamo applicare i filtri che ci aiutano nella ricerca se abbiamo una tabella con molti numeri registrati .


3) Se però aggiungiamo un nuovo cognome alla lista e vogliamo aggiornare la tabella in ordine alfabetico possiamo aiutarci con una macro, in modo che ogni volta che aggiungiamo un cognome possiamo al volo metterlo in ordine insieme agli altri .
Quindi dalla sceda "Visualizza" scegliamo "Macro" e "Registra Macro" .


4) Quindi la nostra Macro 1 sta per iniziare ad essere registrata, ma noi indichiamo come comando rapido da tastiera "a", cioe quando avremo finito di registrarla per farla partire bastera premere il tasto della tastiera "Ctrl" e la lettera "a" contemporanemante e la macro partirà all'istante .


5) Adesso facciamo l'operazione che vogliamo venga registrata e cioè clicchiamo su "Dati" , "Ordina" per "Cognome" e su "OK" .


6) Ecco che all'istante abbiamo messo in ordine i cognomi della tabella , e il nuovo cognome "Astico" che avevamo aggiunto in basso si posiziona correttamente per primo, e gli altri si spostano adeguatamente .


7) Adesso dobbiamo ricordarci di fermare la registrazione della macro "Visualizza", "Macro", "Interrompi registrazione" .



In questo modo abbiamo creato una macro che ci consente di mettere in ordine i cognomi del nostro elenco telefonico, tutte le volte che ne aggiungiamo uno, basta infatti premere il tasto"Ctrl" contemporaneamente alla "a" ed il gioco è fatto .

Se la nostra rubrica è composta da centinaia di numeri, possiamo creare anche dei modi diversi per cercarne o estrarne uno, ma questo lo vedremo in un altro post .

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lunedì 23 aprile 2012

Come fare una fattura con EXCEL - Creare una fattura con EXCEL

In EXCEL è possibile creare una fattura con calcoli e tutte le caratteristiche necessarie.

Per creare un modello di fattura con EXCEL procedere come segue :

1) Creare un modello base della nostra fattura, in alto e al centro scrivere il nome della ditta che emette fattura e sotto l'indirizzo e la partita IVA .
Creare poi dei rettangoli dove scrivere il numero progressivo delle fatture, la data il destinatario della fattura, il suo indirizzo e il suo numero di partita IVA.


2) Quindi creare tutti i campi necessari ad individuare la merce o la prestazione oggetto della fattura, Codice, articolo, Unità di misura, Quantità , Prezzo unitario e Totale .


3) Il totale verrà calcolato con una formula che moltiplica il prezzo unitario per le quantità dei materiali .


4) Adesso copiamo la formula in basso sulle altre caselle del totale, in modo che se aggiungiamo altre quantità e prezzi abbiamo il conteggio dei totali in automatico .
Inoltre in basso  facciamo la somma dei nostri totali in modo da avere il totale Imponibile della fattura .


5) Adesso scriviamo una formula che faccia il calcolo dell'IVA, e cioè prenda il nostro imponibile e lo moltiplichi per 21% .


6) Adesso scriviamo l'ultima formula che fà semplicemente la somma dell'Imponibile più l'IVA per ottenere il totale della fattura .


7) Se scriviamo altre righe con altri materiali, siccome abbiamo scritto le nostre formule otteniamo automaticamente un nuovo conteggio dell'imponibile, dell'IVA e totale fattura .


Questo chiaramente è solo un esempio, ma fornisce un'idea di come possa essere semplice creare un modello di fattura .
Inoltre è possibile integrare questo modello anche con altre formule che possono utilizzare un data base da cui attingere ad esempio in automatico la descrizione dei materiali o l'indirizzo dei clienti .

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domenica 22 aprile 2012

Come si calcola l'assenteismo in EXCEL

In EXCEL è possibile calcolare l'Assenteismo del personale di un'azienda o ditta .

Per calcolare l'assenteismo con EXCEL procedere in questo modo :

1) Basta creare una tabella dove siano raggruppate nella prima parte le ore lavorate, che possono essere ad esempio quelle Ordinarie e quelle Straordinarie ( caselle rosa )


Un'altro gruppo invece è quello delle Ore non lavorate o di Assenteismo, ad esempio Malattia, Infortunio e permessi ( caselle verdi ).
Creare poi in basso una righa con il totale delle ore lavorate sommate a quelle non lavorate ( caselle gialle ).

A questo punto basta creare una riga in basso ( caselle blu ) dove fare il calcolo dell'assenteismo, che consisterà nel dividere le ore non lavorate o di assenteismo ( caselle verdi ) diviso le ore totali in giallo ( ottenute dalla somma delle caselle rosa più quelle verdi ).
Poì formattare le caselle in formato percentuale .

Chiaramente le voci utilizzate possono chiamarsi in modo diverso e possono essere anche di più, ma il concetto base è che l'assenteimo è la percentuale di ore di assenza rapportate al totale delle ore lavorabili, cioe ore lavorate + quelle non lavorate.


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Come creare scadenziario in EXCEL - Come gestire appuntamenti con EXCEL - Agenda appuntamenti e scadenze con EXCEL




In EXCEL è possibile creare un'agenda per gestire appuntamenti e scadenze .

Come creare un'agenda in EXCEL, come creare uno scadenziario in EXCEL, di seguito i dettagli :

1) Creiamo la nostra agenda per appuntamenti o scadenze, come prima cosa scriviamo la prima data che ci interessa ad esempio un lunedi 02 gennaio 2012 .

 2) Formattiamo la nostra data in modo personalizzato in modo da vedere anche il giorno della settimana ( Lunedi, martedi ecc ), cliccando con il mouse sul tasto destro e scegliere "Formato celle" come nell'esempio sotto .
 3) Quindi selezioniamo la casella con la data e quella a fianco, alla quale abbiamo messo i bordi e la copiamo in basso cliccando sull'angolo in basso a destra e trascinando in giù fino ad ottenere la settimana completa da lunedi a domenica.
 4) Adesso coloriamo di verde Sabato e Domenica per meglio evidenziarli dai giorni feriali.
  5) Selezionare tutta la settimana comprese le caselle di destra e cliccando sull'angolo in basso a destra della selezione trascinare in basso a piacimento anche per diverse centinaia di righe.
 6) In questo modo EXCEL crea molte settimane successive alla prime, tutte con la stessa formattazione e con il Sabato e Domenica evidenziari, se trasciniamo per molte righe possiamo creare l'agenda anche di vari anni in un solo colpo.
 7) Adesso mettiamo in corrispondenza del primo lunedi nella casella di sinistra il numero 1 in modo da indicare che si tratta della nostra prima settimana della nostra agenda .
 8) selezioniamo le caselle dal numero 1 compreso fino a quella di fianco alla prima domenica, quindi andiamo come al solito sull'angolo in basso a destra e clicchiamo e trasciniamo giù .
9) In questo modo ogni lunedi di tutte le settimane successive è numerato in maniera progressiva .
 10) Adesso dobbiamo inserire un comando a frecce per la selezione rapida delle settimane, dal foglio "Sviluppo" e la scheda "Inserisci" , selezioniamo il comando a frecce e ne creiamo uno nelle righe che abbiamo lasciato al di sopra della nostra agenda .
11) Clicchiamo sul comando a frecce con il tasto di destra del mouse e scegliamo "Formato controllo".
12) Scegliamo da che numero partire ( 1 ) e fino a che numero arrivare ( 300 ) , e indichiamo su quale casella ottenere il risultato della nostra selezione con il comando a frecce .
13) A fianco del comandi a frecce abbiamo creato una tabella nella quale indicare i sette giorni della settimana per quattro settimane una sotto l'altra .
14) Quindi nella prima casella della nostra tabella scriviamo la nostra formula "CERCAVERTICALE", dove facciamo cercare nelle colonne "A" e "B" il lunedi della settimana corrispondente alla selezione fatta con la freccia.
Cioè se con la freccia abbiamo selezionato 1 la formula CERCAVERTICALE ci trovera quale è il lunedi della settimana uno ( è il 2 gennaio 2012 ) , se cambiamo selezione ci troverà il lunedi della nuova settimana selezionata , e così via .
 15) Quindi la formula cerca nelle colonne A e B quale è il lunedi corrispondente alla selezione eseguita con la freccia.
16) Nella cella di fianco a quella contenente la formula CERCAVERTICALE, basta scrivere una formula semplicissima , cioè dire che al contenuto della cella di fianco deve aggiungere 1 , in questo modo nella casella avremo scritto il giorno successivo a quello trovato dalla formula, e cioè il Martedì .
 17) Nella casella sotto alla prima data bisogna scrivere unaltro CERCAVERTICALE, dove però si dice di cercare nelle colonne B-C la data sopra e quindi di ottenere il commento scritto di fianco.
Questa formula và copiata poi su tutte le altre caselle celesti.
18) Invece per le caselle rosa dove vogliamo vengano scritte le date , basta utilizzare delle semplici formule che aggiungono 1 alla casella precedente per avere di seguito tutte le date successive al primo lunedi ottenuto nella prima casella rosa.
19) Adesso dobbiamo scrivere i nostri appuntamenti o le nostre scadenze nell'agenda sottostante .
Di fianco alla data che ci interessa scriviamo il nostro commento a promemoria
20) Finalmente adesso nel nostro riepilogo compariranno tutti gli appuntamenti e le scadenze relative alle date indicate nella tabella.
21) Se clicchiamo sul comando a frecce possiamo però selezionare un'altro Lunedi e la tabella automaticamente aggiorna e sposta tutti i commenti relativi alle nuove date.
Possiamo ripetere la selezione con il comando a frecce sia in avanti che indietro tutte le volte che vogliamo.
Questa tabella stile Planning è molto utile e stampabile e ci fornisce una pianificazione degli appuntamenti o delle scadenze per uno spazio temporale di 4 settimane.
Chiaramente il tutto funziona e ha senso se abbiamo l'accortezza di aggiornare l'agenda sottostante e di stampare la pianificazione settimanale che ne deriva .

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