giovedì 22 settembre 2011

Come inserire in un foglio EXCEL un Link o Hyperlink

In qualunque foglio EXCEL è possibile inserire un link esterno, il quale ci consente di andare con un clic su un'altro file del nostro computer, oppure su un sito Internet .

Questo può essere molto utile nel caso in cui stiamo guardando una tabella ed abbiamo la necessità anche di guardare altri dati su altri file anche non EXCEL o su siti internet .

Quindi anzichè uscire e andare a cercare quello che ci interessa, possiamo scrivere il link dell'indirizzo che ci interessa e con un solo clic avere subito il collegamento .

La creazione del link è molto semplice, come prima cosa ci posizioniamo sulla casella dove vogliamo scrivere il link, quindi selezioniamo il foglio "Inserisci" e clicchiamo sul comando "Hyperlink" o collegamento, quindi copiamo nella parte in basso della finestrella che si è aperta l'indirizzo che vogliamo ( in questo caso è Google ) , ma poteva essere un'altro file situato in un'altro disco di archiviazione, o un qualsiasi sito internet.

 Una volta ottenuto il link basta cliccarci sopra per aprire immediatamente il collegamento senza uscire o andarlo a cercare .

Questo è un metodo per rendere la presentazione di dati più efficiente e pronta a richieste, in quanto possiamo inserire anche molti link pronti a soddisfare le richieste alle quali siamo abituati.

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Come si crea un DATABASE in EXCEL - Costruzione base




Il programma tipico per creare dei database è sicuramente ACCES, ma non tutti sanno che è possibile creare anche in EXCEL un DATABASE.

Chiaramente ACCESS è uno strumento più potente , ma EXCEL ha una facilità di costruzione interessante.

I DATABASE ci occorrono quando abbiamo la necessità di archiviare un quantitativo notevole di dati ( anche migliaia di righe ) , in una tabella e proprio per la numerosità delle informazioni è molto difficile fare una consultazione diretta o un'analisi, ma occorre un DATABASE vero e proprio .

Si possono anche utilizzare le tabelle PIVOT , ( vedi Come creare una tabella Pivot  ), ma non sempre ci restituiscono i dati come vogliamo noi.

Innazzitutto partiamo da una tabella di esempio , alla quale possiamo applicare i filtri per fare interrogazioni
( vedi Come si utilizzano i filtri )

 Oppure possiamo bloccare i riquadri per scorrere i dati lasciando in alto i titoli ,
( vedi Come bloccare i riquadri di una tabella ) .



Ma se questi strumenti non ci forniscono i dati, o le analisi o i report come vogliamo noi, possiamo costruirne uno a nostro piacimento.

Per poterlo fare dobbiamo sapere cosa vogliamo ottenere, e avere piena conoscenza e dimestichezza dell'utilizzo delle funzioni e le formule di EXCEL .

La prima cosa da fare è quella di aggiungere un'altro foglio di lavoro ( a meno chè non sia già presente ), quindi basta cliccare sul comando o fare inserisci foglio.


Quindi rinominiamo questo nuovo foglio come "Estrazione dati", e scriviamo i dati che vogliamo estrarre e il criterio che intendiamo utilizzare.
In questo caso come spesso capita il criterio è la data di registrazione , quindi abbiamo impostato il foglio di estrazione dati con l'indicazione di due caselle dove inserire il range di date che vogliamo estrarre ( dal - al ), e una casella "Importo" sotto la quale vogliamo ottenere la somma degli importi relativi alle date selezionate.


Adesso torniamo al foglio principale, dove possiamo scrivere una formula "IF(AND" , la quale ci consente di utilizzare una doppia condizione, e cioè è come se scrivessimo guarda la data della colonna"C" e vedi se è maggiore della data scritta nella casella "C9" del foglio "Estrazione dati", guarda anche se la stessa data della colonna "C" è minore di quella scritta nella casella "D9" sempre del foglio "Estrazione dati" , ( quindi se è compresa tra quelle due date ) , se rispetta queste due condizioni allora scrivi in questa casella l'importo corrispondente.

La formula in questo caso si scrive così :
IF(AND(C7>='Estrazione dati'!$C$9;'Data base'!C7<='Estrazione dati'!$D$9);
('Data base'!G7);("0"))
I riferimenti alle due caselle del foglio "Estrazione dati" sono bloccati con
il dollaro, in quando devono rimanere bloccati per consentire di copiare la
formula in basso.
In questo modo se la data della colonna "C" è compresa tra le due del foglio
riepilogo, la formula scrive l'importo corrispondente, altrimenti non lo scrive.



In questo modo abbiamo sulla colonna "I" tutti i dati che rispecchiano la condizione, cioè le date che vogliamo interrogare, quindi basta andare nella casella "C13" ( gialla ) e scrivere una formula somma che addizioni tutti i dati della colonna "I", per ottenere il risultato che vogliamo .
A questo punto l'estrazione dal nostro database è attiva e funzionante, quindi basta scrivere delle date diverse che il risultato della casella gialla cambia all'istante
Se andiamo a vedere cosa succede nel foglio "Data base" vediamo che nella colonna "I" la situazione è cambiata, cioè ci sono altre date che rientrano nel range da noi scelto, e per questo la somma degli "Importi" è cambiata .

Questo è un primo passo nella costruzione di un Database, dopodichè si può procedere ad un ulteriore personalizzazione del file e del modo di estrarre i dati, ma questo lo vedremo in un prossimo post per non rendere la pubblicazione troppo lunga .


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martedì 20 settembre 2011

Come aggruppare colonne con la funzione GROUP - AGGRUPPA in EXCEL

Può essere utile per una migliore lettura di una tabella avere la necessità di nascondere alcune colonne.

In EXCEL esiste un comando che consente in realtà di aggruppare o riaprire a scelta e rapidamente le colonne che vogliamo.

Tale comando si chiama "GROUP" aggruppa e "UNGROUP" separa/riapri

Ad esempio in questa tabella ci sono i dettagli di ogni mese , potrebbe essere utile poter guardare direttamente i totali senza i mesi.

Per aggruppare le colonne basta selezionarle con il mouse dall'alto, quindi andare nel foglio "Dati" e poi scegliere il comando "GROUP" , "AGGRUPPA"


Al momento non cambia nulla apparentemente, a parte la comparsa di una linea sopra le colonne e un quadratino con un trattino.


Se clicchiamo su quel trattino le colonne vengono aggruppate e non sono più visibili , e al posto del trattino appare un segno "+" .


Se clicchiamo sul segno "+" le colonne riappaiono e si torna alla situazione precedente.

Per toglierlo basta tornare sul foglio "DATI" e scegliere "UNGROUP" o separa in italiano.

Si tratta in definitiva di un ottimo sistema per modificare rapidamente il modo di visualizzazione di una tabella per rendere visibili i dettagli oppure solo i totali , cliccando tutte le volte che vogliamo sul trattino o il segno più .

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Come si modifica una Macro in EXCEL

Per registrare una Macro in EXCEL vedi Come si crea una macro .

Ma se la macro l'abbiamo già creata, potrebbe essere necessario fare una modifica.

Se la modifica è notevole, allora forse è meglio registrare di nuovo un'altra macro seguendo le indicazioni del post Come si crea una macro .

Altrimenti è possibile procedere alla modifica aprendo la macro .

Se abbiamo creato un bottone macro basta cliccare con il tasto destro e scegliere "Assegna macro", e poi "Edit" o "Modifica" in Italiano.



In Questo modo abbiamo accesso all'area dove sono registrati i comandi della macro in Visual Basic, se abbiamo padronanza della materia qui possiamo scrivere direttamente i comandi in Visual basic ed ottenere le modifiche che vogliamo, altrimenti possiamo apportare delle semplici e facili modifiche, es. cambiare il riferimento "C5" e scriverne un'altro.
In questo modo facciamo fare l'operazione su un'altra casella, dopodichè basta uscire senza nessun salvataggio richiesto e avremo apportato la nostra modifica.


Questo è quanto possiamo facilmente fare con una macro già esistente, ma il consiglio è sempre lo stesso, se siamo padroni della materia possiamo fare grandi o piccole modifiche, altrimenti è sempre meglio registrare una nuova macro.

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Come inserire una data automatica



In ogni foglio Excel possiamo avere la necessità di inserire una data, le possibilità sono due :
  • Scriviamo direttamente la nostra data es. 20/09/2011
  • Vogliamo che la nostra data venga scritta automaticamente dal sistema
Nel primo caso , come è evidente siamo noi a scrivere in una casella la data che vogliamo , nel secondo caso invece la facciamo scrivere al sistema mediante una formula che scriviamo nella casella in cui vogliamo venga scritta.

Questo tipo di utilizzo può essere molto utile quando ad esempio dobbiamo aggiornare e stampare spesso dei moduli, o dei report e vogliamo essere certi che il foglio che abbiamo in mano sia esattamente l'ultima versione.

La formula da utilizzare si scirve cosi "ADESSO() , oppure "NOW()" in inglese .

Quindi basta posizionarsi nella casella da noi scelta e scrivere la formula per ottenere in automatico la data odierna.



Se vogliamo poi possiamo correggere la visualizzazione della data per far apparire anche i minuti o addirittura i secondi.

Così facendo se questa formula risulta all'interno di una tabella, un foglio di lavoro o report , chi legge la copia sà esattamente quando è stata stampata.


La data si aggiorna ogni volta che apriamo il file, oppure se schiacciamo il tasto "F9" e ogni qual volta il foglio elettronico in cui si trova esegue un calcolo.

Inoltre è possibile collegare a questa formula "ADESSO()" - "NOW()" , una formula condizionale di allarme in modo da segnalare ad esempio che abbiamo raggiunto una certa determinata data.

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