martedì 5 aprile 2011

Come funziona Convalida dati - Come si usa Data validation - A che serve Convalida dati Data Validation



La funzione Convalida dati o Data Validation , è uno strumento molto utile quando si vuole popolare una tabella ed essere sicuri che i dati scritti vengano scritti sempre allo stesso modo. Inoltre si definisce in anticipo quali sono i dati che si possono inserire.
Se si prova a scrivere il dato in modo diverso Excel ci avverte con un messaggio di errore.

Esempio:
1) In una tabella vogliamo srivere i nomi di clienti, e sappiamo in anticipo quali sono i nomi potenziali e li sciviamo in un piccolo elenco ( colonna J )

 2) Ci posizioniamo sulla prima casella d'inserimento e dal foglio DATI scegliamo CONVALIDA DATI
 3) Qui potremmo scrivere direttamente un elenco di nomi, oppure è possibile fare riferimento a una lista estrena.
4)Selezioniamo le caselle dell'elenco dei nomi possibili.

 5)A questo punto compare un comando a freccia, nella prima casella
6)Selezionando la freccia si apre un elenco di nomi selezionabili, che altro non sono che quelli che abbiamo scritto nella colonna J
7)Prima di iniziare a scrivere copiamo la prima casella vuota su tutte le altre caselle, in questo modo tutte avranno la validazione dei dati e la freccia di selezione.
8)Qualunque casella copiata ha la freccia di selezione
9)Possiamo sia scegliere uno dei nomi della lista oppure scriverlo direttamente, però se non lo scriviamo correttamente il sistema ci avverte con un messaggio di errore e non accetta quanto scritto.
10)Quindi possiamo procedere con le nostre scelte con la certezza di aver scritto i nomi in modo corretto.

Questo metodo è molto utile quando vogliamo creare una grande tabella o un database e facciamo delle ricerche, per le quali dobbiamo aver scritto in maniera corretta i dati. Altrimenti si rischia di scrivere in maniera simile i nomi ma non perfettamente uguale, compromettendo il corretto funzionamento delle nostre ricerche.
Es l'errore potrebbe essre scrivere Mario rossi o Mario R, oppure Mario-r. ecc., anche solamente filtrando avremmo problemi.

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