lunedì 28 novembre 2011

Come creare un grafico che cambia i dati rapidamente

Molti usano creare dei grafici in combinazione a tabelle di dati .
La rappresentazione grafica è molto utilizzata e molto efficace per visualizzare l'andamento di una serie di dati nel tempo.

Di solito il grafico e legato ad una tabella in modo statico, ma non tutti sanno che è possibile fare in modo che un solo grafico si riferisca a molti più dati selezionabili in modo rapido a nostra scelta.

Questo è possibile mediante l'utilizzo combianto dei seguenti tre strumenti di EXCEL :
  1. Creazione di un grafico ( vedi QUI )
  2. Utilizzo di un comando a frecce ( vedi QUI )
  3. Formula CERCA VERTICALE - VLOOKUP ( vedi QUI )
Per prima cosa creiamo il nostrografico .
Selezionare la tabella da cui fare il grafico, cliccare la scheda Inserisci e selezionare il modello di grafico che vogliamo creare.



In questo modo abbiamo creato il classico grafico in forma statica.

Se invece abbiamo la necessità di analizzare più dati esempio il risultato di quattro anni, abbiamo due possibilità ;
la prima di creare 4 grafici separatamente, oppure quella appunto di combinare più funzioni e avere un solo grafico modificabile a nostro piacimento.

Quindi creiamo una tabella in basso separata, dove sono raccolti tutti i dati che ci interessano.
 A fianco della tabella ( caselle verdi ) aggiungiamo però una numerazione progressiva , necessaria alla formula CERCA VERTICALE - VLOOKUP .

Inoltre aggiungiamo un comando a frecce dalla scheda Sviluppo - Inserisci .


 Nel comando a frecce indichiamo la casella dove vogliamo vedere i dati selezionati dal comando a frecce A8 , e i valori selezionabili minimo 1 a massimo 4 .


A questo punto dobbiamo scrivere la formula CERCAVERTICALE -VLOOKUP, in modo che i dati che alimentano la tabella da dove prende i dati il grafico si alimentino automaticamente dalla tabella sottostante .


 Adesso dobbiamo copiare la formula CERCAVERTICALE a destra sulle colonne gialle in modo di avere tutti i dati corretti .


Adesso basta cliccare sul comando a frecce e immediatamente il grafico si aggiorna con tutti i dati del 2010, e possiamo ripetere l'operazione tutte le volte che vogliamo.


Anziche creare 4 grafici da consultare separatamente possiamo passare con un click da un anno all'altro senza problemi .

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giovedì 22 settembre 2011

Come inserire in un foglio EXCEL un Link o Hyperlink

In qualunque foglio EXCEL è possibile inserire un link esterno, il quale ci consente di andare con un clic su un'altro file del nostro computer, oppure su un sito Internet .

Questo può essere molto utile nel caso in cui stiamo guardando una tabella ed abbiamo la necessità anche di guardare altri dati su altri file anche non EXCEL o su siti internet .

Quindi anzichè uscire e andare a cercare quello che ci interessa, possiamo scrivere il link dell'indirizzo che ci interessa e con un solo clic avere subito il collegamento .

La creazione del link è molto semplice, come prima cosa ci posizioniamo sulla casella dove vogliamo scrivere il link, quindi selezioniamo il foglio "Inserisci" e clicchiamo sul comando "Hyperlink" o collegamento, quindi copiamo nella parte in basso della finestrella che si è aperta l'indirizzo che vogliamo ( in questo caso è Google ) , ma poteva essere un'altro file situato in un'altro disco di archiviazione, o un qualsiasi sito internet.

 Una volta ottenuto il link basta cliccarci sopra per aprire immediatamente il collegamento senza uscire o andarlo a cercare .

Questo è un metodo per rendere la presentazione di dati più efficiente e pronta a richieste, in quanto possiamo inserire anche molti link pronti a soddisfare le richieste alle quali siamo abituati.

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Come si crea un DATABASE in EXCEL - Costruzione base




Il programma tipico per creare dei database è sicuramente ACCES, ma non tutti sanno che è possibile creare anche in EXCEL un DATABASE.

Chiaramente ACCESS è uno strumento più potente , ma EXCEL ha una facilità di costruzione interessante.

I DATABASE ci occorrono quando abbiamo la necessità di archiviare un quantitativo notevole di dati ( anche migliaia di righe ) , in una tabella e proprio per la numerosità delle informazioni è molto difficile fare una consultazione diretta o un'analisi, ma occorre un DATABASE vero e proprio .

Si possono anche utilizzare le tabelle PIVOT , ( vedi Come creare una tabella Pivot  ), ma non sempre ci restituiscono i dati come vogliamo noi.

Innazzitutto partiamo da una tabella di esempio , alla quale possiamo applicare i filtri per fare interrogazioni
( vedi Come si utilizzano i filtri )

 Oppure possiamo bloccare i riquadri per scorrere i dati lasciando in alto i titoli ,
( vedi Come bloccare i riquadri di una tabella ) .



Ma se questi strumenti non ci forniscono i dati, o le analisi o i report come vogliamo noi, possiamo costruirne uno a nostro piacimento.

Per poterlo fare dobbiamo sapere cosa vogliamo ottenere, e avere piena conoscenza e dimestichezza dell'utilizzo delle funzioni e le formule di EXCEL .

La prima cosa da fare è quella di aggiungere un'altro foglio di lavoro ( a meno chè non sia già presente ), quindi basta cliccare sul comando o fare inserisci foglio.


Quindi rinominiamo questo nuovo foglio come "Estrazione dati", e scriviamo i dati che vogliamo estrarre e il criterio che intendiamo utilizzare.
In questo caso come spesso capita il criterio è la data di registrazione , quindi abbiamo impostato il foglio di estrazione dati con l'indicazione di due caselle dove inserire il range di date che vogliamo estrarre ( dal - al ), e una casella "Importo" sotto la quale vogliamo ottenere la somma degli importi relativi alle date selezionate.


Adesso torniamo al foglio principale, dove possiamo scrivere una formula "IF(AND" , la quale ci consente di utilizzare una doppia condizione, e cioè è come se scrivessimo guarda la data della colonna"C" e vedi se è maggiore della data scritta nella casella "C9" del foglio "Estrazione dati", guarda anche se la stessa data della colonna "C" è minore di quella scritta nella casella "D9" sempre del foglio "Estrazione dati" , ( quindi se è compresa tra quelle due date ) , se rispetta queste due condizioni allora scrivi in questa casella l'importo corrispondente.

La formula in questo caso si scrive così :
IF(AND(C7>='Estrazione dati'!$C$9;'Data base'!C7<='Estrazione dati'!$D$9);
('Data base'!G7);("0"))
I riferimenti alle due caselle del foglio "Estrazione dati" sono bloccati con
il dollaro, in quando devono rimanere bloccati per consentire di copiare la
formula in basso.
In questo modo se la data della colonna "C" è compresa tra le due del foglio
riepilogo, la formula scrive l'importo corrispondente, altrimenti non lo scrive.



In questo modo abbiamo sulla colonna "I" tutti i dati che rispecchiano la condizione, cioè le date che vogliamo interrogare, quindi basta andare nella casella "C13" ( gialla ) e scrivere una formula somma che addizioni tutti i dati della colonna "I", per ottenere il risultato che vogliamo .
A questo punto l'estrazione dal nostro database è attiva e funzionante, quindi basta scrivere delle date diverse che il risultato della casella gialla cambia all'istante
Se andiamo a vedere cosa succede nel foglio "Data base" vediamo che nella colonna "I" la situazione è cambiata, cioè ci sono altre date che rientrano nel range da noi scelto, e per questo la somma degli "Importi" è cambiata .

Questo è un primo passo nella costruzione di un Database, dopodichè si può procedere ad un ulteriore personalizzazione del file e del modo di estrarre i dati, ma questo lo vedremo in un prossimo post per non rendere la pubblicazione troppo lunga .


QUI ho fatto un altro Blog che ti potrebbe interessare

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martedì 20 settembre 2011

Come aggruppare colonne con la funzione GROUP - AGGRUPPA in EXCEL

Può essere utile per una migliore lettura di una tabella avere la necessità di nascondere alcune colonne.

In EXCEL esiste un comando che consente in realtà di aggruppare o riaprire a scelta e rapidamente le colonne che vogliamo.

Tale comando si chiama "GROUP" aggruppa e "UNGROUP" separa/riapri

Ad esempio in questa tabella ci sono i dettagli di ogni mese , potrebbe essere utile poter guardare direttamente i totali senza i mesi.

Per aggruppare le colonne basta selezionarle con il mouse dall'alto, quindi andare nel foglio "Dati" e poi scegliere il comando "GROUP" , "AGGRUPPA"


Al momento non cambia nulla apparentemente, a parte la comparsa di una linea sopra le colonne e un quadratino con un trattino.


Se clicchiamo su quel trattino le colonne vengono aggruppate e non sono più visibili , e al posto del trattino appare un segno "+" .


Se clicchiamo sul segno "+" le colonne riappaiono e si torna alla situazione precedente.

Per toglierlo basta tornare sul foglio "DATI" e scegliere "UNGROUP" o separa in italiano.

Si tratta in definitiva di un ottimo sistema per modificare rapidamente il modo di visualizzazione di una tabella per rendere visibili i dettagli oppure solo i totali , cliccando tutte le volte che vogliamo sul trattino o il segno più .

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Come si modifica una Macro in EXCEL

Per registrare una Macro in EXCEL vedi Come si crea una macro .

Ma se la macro l'abbiamo già creata, potrebbe essere necessario fare una modifica.

Se la modifica è notevole, allora forse è meglio registrare di nuovo un'altra macro seguendo le indicazioni del post Come si crea una macro .

Altrimenti è possibile procedere alla modifica aprendo la macro .

Se abbiamo creato un bottone macro basta cliccare con il tasto destro e scegliere "Assegna macro", e poi "Edit" o "Modifica" in Italiano.



In Questo modo abbiamo accesso all'area dove sono registrati i comandi della macro in Visual Basic, se abbiamo padronanza della materia qui possiamo scrivere direttamente i comandi in Visual basic ed ottenere le modifiche che vogliamo, altrimenti possiamo apportare delle semplici e facili modifiche, es. cambiare il riferimento "C5" e scriverne un'altro.
In questo modo facciamo fare l'operazione su un'altra casella, dopodichè basta uscire senza nessun salvataggio richiesto e avremo apportato la nostra modifica.


Questo è quanto possiamo facilmente fare con una macro già esistente, ma il consiglio è sempre lo stesso, se siamo padroni della materia possiamo fare grandi o piccole modifiche, altrimenti è sempre meglio registrare una nuova macro.

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Come inserire una data automatica



In ogni foglio Excel possiamo avere la necessità di inserire una data, le possibilità sono due :
  • Scriviamo direttamente la nostra data es. 20/09/2011
  • Vogliamo che la nostra data venga scritta automaticamente dal sistema
Nel primo caso , come è evidente siamo noi a scrivere in una casella la data che vogliamo , nel secondo caso invece la facciamo scrivere al sistema mediante una formula che scriviamo nella casella in cui vogliamo venga scritta.

Questo tipo di utilizzo può essere molto utile quando ad esempio dobbiamo aggiornare e stampare spesso dei moduli, o dei report e vogliamo essere certi che il foglio che abbiamo in mano sia esattamente l'ultima versione.

La formula da utilizzare si scirve cosi "ADESSO() , oppure "NOW()" in inglese .

Quindi basta posizionarsi nella casella da noi scelta e scrivere la formula per ottenere in automatico la data odierna.



Se vogliamo poi possiamo correggere la visualizzazione della data per far apparire anche i minuti o addirittura i secondi.

Così facendo se questa formula risulta all'interno di una tabella, un foglio di lavoro o report , chi legge la copia sà esattamente quando è stata stampata.


La data si aggiorna ogni volta che apriamo il file, oppure se schiacciamo il tasto "F9" e ogni qual volta il foglio elettronico in cui si trova esegue un calcolo.

Inoltre è possibile collegare a questa formula "ADESSO()" - "NOW()" , una formula condizionale di allarme in modo da segnalare ad esempio che abbiamo raggiunto una certa determinata data.

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venerdì 26 agosto 2011

Come si scrivono o si usano le formule in EXCEL

Le formule in EXCEL servono a fare calcoli in modo rapido, ma a volte occorre fare attenzione a come scriviamo la nostra formula, in quando dobbiamo fare in modo che sia copiabile, e mantenga sempre la stessa logica di calcolo esempio :

1) Vogliamo costruire una tabella che ci restituisca il calcolo dei numeri scritti sulla riga gialla moltiplicati quelli della colonna gialla, quindi scriviamo nella prima casella utile D7xE6 .
2) In questo modo abbiamo il risultato corretto sulla prima casella, ma se copiamo la formula verso destra i riferimenti cambiano e la formula non esegue il calcolo che noi vogliamo, cioè moltiplicare i numeri scritti sulle caselle gialle.
    3)  I riferimenti come si vede sono sbagliati, infatti anzichè moltiplicare i numeri della colonna "D" la formula in oggetto sta utilizzando quelli della colonna "F".
     4) Per bloccare i riferimenti occorre cliccare dentro la formula della casella, quindi selezionare il primo riferimento che vogliamo bloccare ( in nero ) e cliccare il tasto "F4" tre volte in modo che il dollaro ( che serve a fissare il riferimento ) blocchi la colonna"D"
     5) La stessa cosa facciamo con il secondo riferimento, ma qui non vogliamo bloccare la colonna ( che abbiamo già fatto) , ma la riga "6" cliccando due volte sul tasto "F4".
     6) Adesso la formula ha i riferimenti bloccati correttamente, ed è copiabile sia orrizontalmente che verticalmente.
    7) Il risultato quindi adesso è corretto, cioè sentro ogni casella della nostra formula abbiamo la moltiplicazione dei numeri scritti sulla riga gialla moltiplicati quelli della colonna gialla corrispondente.
    Ovviamente questo è solo un semplice esempio applicabile a tabelle e conteggi più complicati, che ci fà capire come sià importante scrivere correttamente una formula per poterla copiare poi con facilità sul resto della tabella ed avere i conteggi con la stessa logica
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mercoledì 13 luglio 2011

HOW DOES THE VLOOKUP FUNCTION - HOW WRITE THE VLOOKUP

The VLOOKUP function to extract the data from a table corresponding to the one we wanted.

To operate the function correctly you must provide four pieces of information.

1) Which data to search (can be written directly, or you can use a cell reference)

2) Which table to search (you have to write the coordinates of the table from which to extract the data you want)

3) We must determine from which column we want the information to be extracted

4) Match zero or false, so that if you do not find the corresponding value function writes zero or false





In this example we are looking at a table where there are 10 numbers and 10 names, which name corresponds to the number sought.

Just type in the yellow box a number from 1 to 10 in the green box the function will write the corresponding name.
So if we write 3 in the yellow box function the sistem write Antonio and so on.




venerdì 24 giugno 2011

Funzione LEFT() - Funzione SINISTRA()

La funzione LEFT() o SINISTRA in Italiano, è una funzione che ci può essere molto utile per estrarre dei dati non omogenei.
Ad esempio può capitare di avere un elenco che vogliamo filtrare, ma i dati non sono scritti allo stesso modo, ma la parte iniziale corrisponde.
Es Bar Milano e Bar Napoli sono due bar differenti, ma hanno entrambi la parola iniziale BAR.

Per utilizzare la funzione si procede così :

1) ci si posiziona nella casella dove vogliamo il risultato delle parole estratte.



La funzione si chiama LEFT proprio perchè prende in considerazione la frase scritta nella casella da noi indicata, e partendo da sinistra ci restituisce tante parole quante noi vogliamo.



 In questo caso abbiamo scelto di restituirci le prime 3 lettere di sinistra


Il risultato è appunto Bar , perche le prime tre lettere della frase scritta nella casella sono "BAR".

 A questo punto possiamo applicare un filtro e filtrare per BAR.


 Ecco il risultato del filtro


Chiaramente questo è solo un esempio, ma in ogni caso ogni volta che abbiamo la necessità di analizzare una frase di una casella e far estrarre alcune parole partendo da sinistra, basta utilizzare LEFT e decidere quante lettere estrarre, e poi utilizzare il risultato a nostro piacimento.

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martedì 10 maggio 2011

Come si ordinano i dati in EXCEL- Mettere in ordine alfabetico in EXCEL

In EXCEL è possibile ordinare i dati di una tabella, scegliendo dei criteri a nostro piacimento, uno classico è quello di mettere i dati in ordine di data, o in ordine di valore.
Per ordinare i dati biosgna procedere come segue :

1) Selezionare tutta la tabella compreso la prima riga con i titoli delle colonne.

 2) Dalla scheda dati selezionare il comando ordina.
 3) A questo punto abbianmo varie posibilità di scelta, in questo caso scegliamo di selezionare per ordine dell'importo, dal più piccolo al più grande.
 4) E quindi la nostra tabella ha messo i dati in ordine d'importo dal più piccolo al più grande, senza perdere l'allineamento.
Chiaramente questo è solo uno dei tanti modi di mettere in ordine, un'altro potrebbe essere per ordine di data.
Oppure possiamo riselezionare di nuovo la tabella , e invertire ad esempio l'ordine dei dati dal più grande al più piccolo.

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