venerdì 5 febbraio 2016

Come impostare più aree di stampa in EXCEL

In EXCEL capita spesso di dover impostare più aree di stampa dello stesso foglio elettronico.
Per impostare più aree di stampa dello stesso foglio e stampare ognuna separatamente, occorre procedere come segue:
Ci troviamo due tabelle separate non continue presenti all'interno dello stesso foglio EXCEL, ma vogliamo fare una stampa distinta, cioè ogni tabella deve occupare da sola il foglio stampato.
excel



Come prima cosa dobbiamo selezionarle, quindi teniamo premuto il tasto Ctrl della tastiera e contemporaneamente con il mouse le selezioniamo.











Una volta selezionate le due tabelle,  occorre, dalla scheda "Layout di pagina", selezionare  "Area di stampa" e "Imposta area di stampa".



In questo modo se andiamo a vedere l'anteprima di stampa, avremo le due tabelle visibili su due fogli separati, quindi se stamperemo verranno stampate ognuna da sola.



Questo esempio ha interessato due tabelle, ma avrebbero potuto essere 3,4 o più, il funzionamento sarebbe stato sempre lo stesso, tasto "Ctrl" premuto e mouse per la selezione.
Non è difficile, ma le prime volte occorre fare qualche prova per prenderci confidenza.



mercoledì 8 luglio 2015

EXCEL le 10 cose che devi conoscere del foglio elettronico



Ebbene si!  ho scritto un libro su EXCEL, ho pensato che fosse utile mettere insieme quelle che io ritengo siano le attività più interessanti ed utili del foglio elettronico, ecco la sua presentazione:



Ti saranno molto utili nel lavoro e ti consentiranno una padronanza inaspettata del foglio elettronico di EXCEL.

Il percorso formativo dell’apprendimento in genere è sempre piuttosto lungo, ma andare subito al sodo della questione può consentire di fare un salto qualitativo rapido delle proprie conoscenze, ed è proprio lo scopo di questo libro, focalizzare immediatamente le cose fondamentali che devi conoscere per sorprendere te stesso e gli altri nell’utilizzo di EXCEL e costruire quindi le solide basi da cui sviluppare ulteriormente le tue capacità.
Il programma EXCEL mette a disposizione una varietà quasi infinita di possibilità di calcolo matematico e rappresentazione grafica dei risultati, quindi il materiale divulgativo delle nozioni è molto vasto e ricco, con grandi manuali per spiegazioni e approfondimenti.
Per questo motivo la fase di apprendimento e crescita della conoscenza nell’uso di EXCEL per alcune persone può essere piuttosto lunga e difficile.
In questo libro pertanto ho voluto condensare quella che è stata la mia esperienza in merito all’uso di EXCEL, che è passata dalla frequentazione di corsi, la lettura di manuali e molta attività da autodidatta, grazie alla quale sono giunto alla conclusione che pur essendo un argomento molto vasto e ricco di funzioni matematiche specifiche, in realtà ci sono alcune nozioni fondamentali che dobbiamo conoscere per sfruttarle nel modo migliore nel mondo lavorativo e nel quotidiano.
A tal fine ho individuato le 10 cose chiave che fanno la differenza per affrontare con successo la gestione del foglio elettronico, esse spaziano dalle nozioni di base fino ad altre più evolute.
Sono oltre dieci anni che utilizzo per lavoro il foglio elettronico di EXCEL e molti dei problemi di gestione dati e di numeri che mi si presentano tutti i giorni al lavoro li risolvo grazie a queste 10 strategiche attività.

Chiaramente ognuno ha delle esigenze specifiche, le quali devono essere approfondite di caso in caso e richiedono soluzioni mirate ma queste 10 attività di utilizzo di EXCEL non devono mancare nel bagaglio professionale, perché da sole risolvono veramente molti problemi nei campi più vari.

venerdì 14 febbraio 2014

Come inserire in EXCEL dei semafori a delle celle in base al valore

In EXCEL è possibile far comparire dei simboli come un semaforo in base al contenuto numerico della cella rapportato a dei parametri da noi stabiliti.

Capita di avere la necessita di evidenziare in EXCEL con i classici colori Rosso, Giallo e Verde un numero contenuto in una cella.

Per applicare dei semafori ad una cella procedere come segue :

1) Abbiamo una tabella con dei risultati numerici


2) Applichiamo subito a questa tabella tramite il comando FORMATTAZIONE CONDIZIONALE , le icone dei semafori.


3) Il sistema utilizza dei parametri automatici, ma noi vogliamo definire una regola che venga utilizzata per decidere i colori da mettere in evidenza a seconda del numero scritto nella cella, quindi clicchiamo su GESTISCI REGOLE.



4) Clicchiamo su MODIFICA REGOLA.


5)Corregiamo dove c'è indicato percentuale con numeri, in modo da avere come riferimento i numeri scritti nella cella.


6) Indichiamo i nostri parametri, ad esempio se maggiore di 250 deve essere verde, tra 100 e 250 sarà giallo e inferiore a 100 rosso.
Per fare questo abbiamo scritto 250 e 100 come range centrale ( giallo ), sopra questo parametro sara previsto il verde, sotto il rosso.


7) Copiamo la formattazione alle caselle sotto e questo è il risultato, a seconda della cifra scritta e in base al parametro da noi scelto ( tra 100 e 250 giallo, sopra verde sotto rosso ).


Questo è un buon modo per avere subito un impatto visivo che ci fà capire al volo se il risultato rispetta o meno i parametri da noi impostati.



Come fare una pianificazione turni dipendenti con EXCEL



In EXCEL è possibile fare una pianificazione orari dipendenti.

Per fare una schedulazione o un piano degli orari dipendenti settimanale con EXCEL, procedere come segue :

1) Predisporre una tabella dove ci siano le colonne per indicare il NOME, REPARTO, ORARIO.


2) Creare tre tabelle dove indicare l'elenco dei nomi dei dipendenti, gli orari e i reparti interessati.
Ma anziché scrivere semplicemente nelle caselle utilizzare CONVALIDA DATI, in modo che successivamente possiamo selezionare da un elenco a tendina il NOME, L'ORARIO e il REPARTO.
Vedi QUI come utilizzare il comando CONVALIDA DATI.
Quindi per i nomi determiniamo il primo elenco da utilizzare con CONVALIDA DATI.


3) Facciamo la convalida dati anche per i reparti.


4) Convalidiamo i dati anche per gli orari.


5) Copiamo le caselle con la convalida anche sulle celle sotto .
A questo punto ogni cella è predisposta con il comando di scelta e possiamo selezionare i NOMI e abbinare iL REPARTO e l'ORARIO .


Nelle tabelline di origine della CONVALIDA DATI,  conviene includere sempre qualche cella vuota in più, in modo che se dobbiamo ad esempio aggiungere un nuovo orario, sarà sufficiente scriverlo sotto gli altri presenti nella tabella per trovarcelo incluso gia nell'elenco del comado della cella, senza dover modificare la selezione della CONVALIDA DATI.
Questo come al solito è solo un esempio, l'importante è aver compreso il principio, se la nostra pianificazione deve essere fatta per molti dipendenti potremmo ad esempio applicare questo metodo per una pianificazione giornaliera anzichè settimanale, quindi stamperemo un foglio degli orari di lavoro ogni giorno.

Quali sono le festività 2014 - come gestire con EXCEL le festività del 2014

E possibile sfruttare EXCEL per gestire e controllare le festività dell'anno 2014.

Le festività nazionali Italiane al momento sono 10, si tratta di quei giorni di festa aggiuntivi al sabato e la domenica.
Il trattamento di tali giorni però è diverso a seconda se ricorrono in un giorno infrasettimanale o di sabato o di domenica.
Se ricorrono in un giorno infrasettimanale, ad esempio il 02/06/2014 è un lunedi, viene considerata una festa a tutti gli effetti e i lavoratori stanno a casa.
Se ricorrono di sabato è una festa solo per i lavoratori che lavorano anche il sabato, altrimenti è praticamente persa, in quanto si accavalla con il sabato.
Se la festa invece cade di domenica, ci sono due possibilità, o viene retribuita come un giorno lavorativo aggiuntivo oppure viene aggiunto un giorno di ferie o rol .

Quindi considerando quanto premesso sopra è importante capire di anno in anno come capiteranno le festività nell'arco della settimana, in modo da poter fare un piano ferie e capire se avremo delle giornate pagate in più o dei giorni di ferie/rol in più.
Per capire come cadranno le nostre festività possiamo scrivere in EXCEL le 10 festività previste dai contratti nazionali, che sono :
mercoledì 01/01/2014
lunedì 06/01/2014
venerdì 25/04/2014
giovedì 01/05/2014
lunedì 02/06/2014
venerdì 15/08/2014
sabato 01/11/2014
lunedì 08/12/2014
giovedì 25/12/2014
venerdì 26/12/2014
a queste va aggiunto il giorno del santo patrono della città dove si lavora e il lunedi successivo alla pasqua ( pasquetta ).

1) A questo punto scriviamo in EXCEL le 10 festività di cui sopra e le formattiamo come DATA.


2) Clicchiamo con il tasto destro e scegliamo formato celle.

3) Modifichiamo la formattazione data, sostanzialmente aggiungiamo gggg davanti alla formattazione data classica, in modo da far apparire il giorno della settimana a cui si riferisce quella data , ad esempio mercoledi.


4) Quindi adesso la nostra data mette in evidenza anche il giorno della settimana ( mercoledi ).


 5) Applichiamo la formattazione a tutte le 10 date delle festività.


In questo modo abbiamo un quadro generale di come si collocheranno le festività durante l'anno.
L'anno prossimo bastera riscrivere le stesse date, cambiando pero l'anno , per avere di nuovo una visione delle festività dell'anno.

Chiaramente questo è un esempio generale utilizzabile un po per tutti, ma in realta occorre sempre fare riferimento al proprio contratto di lavoro di categoria, e alle abitudini aziendali di trattare alcune situazioni, come ad esempio le festività cadenti di domenica.

giovedì 13 febbraio 2014

Come fare un calendario 2014 perpetuo con EXCEL



In EXCEL è possibile fare un calendario perpetuo che si aggiorna automaticamente di anno in anno.

Per fare un calendario perpetuo con EXCEL che si possa aggiornare automaticamente, procedere come segue :

1) Preparare una tabella esattamente come sotto, utilizzando le stesse celle come vedete nella figura .



2) Inserire un comando a frecce ( vedi QUI come fare ),  che ci faccia scegliere i mesi da 1 a 12 .


3) Inserire un comando a frecce ( vedi QUI come fare ), che ci faccia scegliere l'anno, dal 1900 al 3000 ad esempio.
Per l'intestazione del mese utilizzare la formula =DATA(E4;C4;1), in modo che quando cambiamo il mese e l'anno, automaticamente si aggiorna l'intestazione del mese.


Scegliere formato data personalizzato ( mmmm aaaa ), in modo da far vedere solo il mese e l'anno della data ( vedi formattazione data QUI )



4) Adesso dobbiamo fare in modo di determinare il 1° del mese che ci interessa a quale giorno della settimana corrisponde, quindi nella prima casella del calendario scriviamo la formula
 SE(GIORNO.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2)=C$7;1;""), la quale appunto determina con la funzione DATA() la nostra data di riferimento indicando il 1° giorno di quel mese e con la funzione GIORNO.SETTIMANA() ci dice se è un mercoledi come ad esempio nel caso di febbraio 2012 e quindi è il 3° giorno della settimana, con la funzione SE(), diciamo che se il giorno della settimana della data in questione corrisponde al numero della settimana indicato sopra, lo scrive altrimenti no.
In ogni caso potete copiare direttamente la formula e scriverla nella prima cella del calendario.


5) Per la seconda cella del calendario dobbiamo invece usare la formula  =SE(MAX($C$9:C9)>0;MAX($C$9:C9)+1;SE(GIORNO.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2)=D$7;1;"")), che vale anche per le altre celle della riga, fino alla domenica, ( potete copiarla e incollarla direttamente ).
E' simile alla prima formula, ma tiene condo della progressione che ci deve essere se alla sinistra è già stato individuato il 1° giorno del mese.


6)Per le righe sotto relative alle settimane 7-8-9 , invece basta scrivere delle formule che facciano riferimento alla cella precedente +1.



7) Continuare a scrivere formule che fanno riferimento alla cella precedente +1.


8) Per le ultime righe del calendario, invece occorre fare attenzione per far calcolare esattamente l'ultimo giorno del mese dopodichè non bisogna più scrivere nulla, e come sappiamo in questa riga c'è molta variabilità anche in considerazioni degli  anni bisestili .
Quindi utilizzare la formula 
=SE(I12 < GIORNO(FINE.MESE(DATA(E4;C4;1);0));I12+1;"")  cosi come scritta sotto, copiarla anche nella prima cella sotto corrispondente alla settimana 11.


9) La formula da usare per le altre celle a partire dal martedi è  come quella scritta sotto , 
=SE(C13 < GIORNO(FINE.MESE(DATA($E$4;$C$4;1);0));C13+1;""), da applicare anche per le celle della riga sotto corrispondente alla settimana 11 , sempre a partire dal martedi fino alla domenica.


10) Per determinare il numero della settimana corrispondente utilizzare la formula  =NUM.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2) che puntando sulla nostra scelta fatta con le freccette ci dice il primo di quel mese e di quell'anno a quale settimana corrisponde.
Per le settimane sotto basta fare riferimento alla cella sopra +1.


11) A questo punto possiamo giocare con le frecce e scegliere un mese e un anno a piacimento per ottenere sempre il calendario del mese di riferimento.


Per fare il vostro calendario potete copiare direttamente le formule che ho indicato sopra, l'importante è che lo abbiate costruito esattamente come nell'esempio .

Vedi anche:



martedì 11 febbraio 2014

Come determinare con EXCEL una data a quale giorno dell'anno corrisponde

Per determinare con EXCEL, una data a quale giorno dell'anno corrisponde, procedere come segue :

1) Scrivere in una cella (gialla) , l'ultima data dell'anno precedente , in questo caso 31/12/2013 , e in una cella ( verde ) la data che vogliamo analizzare, in questo caso 31/01/2014 .


2) Nella cella C6 invece scriviamo una formula che faccia la sottrazione tra la data in verde e quella in giallo, in modo da sapere a quale giorno dell'anno corrisponde  il 31/01/2014.


3) Il risultato è 31.

 

4) Se cambiamo la data a nostro piacimento ad esempio 25/10/2014, la formula fà di nuovo la sottrazione e ci restituisce il risultato, che in questo caso è 298.


Spesso questa indicazione è presente nei calendari, ma all'occorrenza con questo metodo possiamo sapere celermente a quale giorno dell'anno corrisponde la nostra data.